Al usar esta herramienta, puede cargar una imagen (o introducir una URL hacia la imagen) que establecerá un nuevo registro de ocurrencia. Navegar al Panel de Control de Edición (Mi Perfil > Manejo de Ocurrencias > nombre de la colección), y seleccinar Crear Nuevo Registro Usando una Imagen (bajo Añadir Nuevo Registro de Ocurrencia). Para añadir una imagen, haga click en el botón Elegir Archivo y seleccione la imagen que desea subir. Para usar una URL, haga click en Introducir enlace URL a la derecha del formulario.

Antes de cargar la imagen, debe definir el estado de procesamiento del nuevo registro y entrar cualquier información esquelética para el registro, incluyendo el Número de Catálogo, Nombre Científico, País, Estado/Provincia y Condado. Al marcar la casilla junto a OCR Text, usando la aplicación Tesseract OCR engine (si aplica) realizará un reconocimiento óptico de caracteres en la imagen, que intentará analizar el texto que pueda ser potencialmente utilizado para rellenar los campos faltantes posteriormente.