Existen dos tipos principales en los que las colecciones pueden presentar sus datos en los portales Symbiota: en vivo o como una snapshot (imagen o copia).

Una colección en vivo es una que maneja sus datos directamente en el portal Symbiota. Las tareas de ingreso de datos, edición de datos, y digitalización son conducidas por medio de el sitio web del portal Symbiota. Las colecciones en vivo pueden iniciar con tantos o tan pocos datos como deseen; si la colección ya posee una hoja de cálculo, base de datos o Archivo Darwin Core de los datos de su colección, pueden importar los datos hacia el portal Symbiota y manejarlos directamente en el portal de ahí en adelante. Una colección también puede iniciar el proceso de digitalización (agregar fotografías) dentro del portal sin datos iniciales. Algunas ventajas del manejo en vivo en un portal Symbiota incluyen:

• Manejo de datos a través de un sitio web, permitiendo que múltiples usuarios manejar los datos remotamente (media vez tengan permisos apropiados)
• Acceso a herramientas de digitalización eficientes, como georreferenciación por lote y búsqueda de datos duplicados
• Acceso a herramientas de limpieza de datos para taxonomía, geografía, y más

Una colección snapshot es una que maneja sus datos en un sistema de manejo de colecciones distinto (p.e., Access, Specify, CSpace) e importa una copia de sus datos en un portal Symbiota para que puedan ser descubiertos por más usuarios y/o publicados en agregadores globales. Las colecciones snapshot pueden importar sus datos por medio de hojas de cálculo, Archivos Darwin Core, por medio de un IPT (Integrated Publishing Toolkit) o algún otro sistema de la web. Una colección puede guardar un perfil de importación que le permitirá futuras actualizaciones de los datos, mientras que los identificadores únicos de esa fuente (llamados “dbpk” en un portal Symbiota) sean los mismos entre importaciones.

En ambos casos, las colecciones en portales Symbiota se benefician con:

• La participación en una red con enfoque específico regional y/o taxonómico
• Asistencia con consultas de backend y solución diaria de problemas por medio del Symbiota Support Hub
• Publicación fácil y rápida de sus datos hacia agregadores globales (e.g., GBIF), si se desea